Gestion des documents
Les documents
Pour y accéder coté pilote : menu Mon aéroclub > Documents.
Seuls les documents marqués comme "public" et des catégories "aéronefs" ou "club" apparaitront dans cette liste.
Les documents pilotes sont, dans tous les cas, forcément privés et accessibles seulement aux personnes autorisées.
Pour y accéder coté administrateur, plusieurs possibilités :
- menu Documents > Parcourir : accès à tous les documents
- par l'onglet "GED", à partir d'une fiche pilote : accès aux documents par pilote
- par l'onglet "GED", à partir d'une fiche aéronef : accès aux documents par aéronef
Le droit "Accède au contenu de la GED" est nécessaire.
C'est également par ces différents accès que vous pourrez ajouter, modifier ou supprimer des documents.
Ajouter un document.
Lorsque vous cliquez sur un bouton "Ajouter un document", la pop-up ci-dessous apparait :
- cliquez sur le bouton "Selct. fichiers" pour choisir un fichier.
-
titre du document
: par défaut le nom du document sera utilisé, mais vous pouvez le renommer.
-
description
: champ informatif et non obligatoire
- Type de document : les types sont configurables par vos soins et permettent d'ajouter certains paramètres aux traitements (expliqués dans la partie suivante).
- Référence : lorsque que le document concerne un pilote ou un aéronef, la "référence" permet d'indiquer à qui/quoi rattacher le document.
- Contrôle d'accès : permet de définir si le document est accessible par tous les membres. Les documents associés à un pilote sont obligatoirement privés.
- Statut : permet de s'assurer que chaque document de la GED a été contrôlé par un administrateur. Sera utilisé prochainement pour ajouter des règles de contrôle de départ en vol, et conditionner un départ à la présence de certains documents "vérifiés".
Les types de document
Pour y accéder : menu Paramétrage > Documents > Types de document.
Le droit "Droit d'accéder aux paramétrage des documents" est nécessaire.
Ajouter un type de document
Vous pouvez ajouter autant de types de document que vous le souhaitez.
Les types améliorent la classification des documents, mais également la sécurité et l'organisation.
En effet, lorsque vous créerez un type de document (via le bouton "Ajouter un type de document"), il vous sera possible de renseigner certains paramètres :
Nom du type de document : L'intitulé du type de document à afficher.
Classement par défaut : Le classement indique la nature de la ressource concernée par le document. Pour l'instant, il y a 3 classements possibles :
- Pilote : le type de pièce concerne un pilote, et il faudra en indiquer un lors de l'enregistrement du document. L'accès à ces documents est forcément privé.
- Aéronef : le type de pièce concerne un aéronef, et il faudra en indiquer un lors de l'enregistrement du document. L'accès à ces documents peut-être privé ou public.
- Club : le type de pièce concerne le club en général. L'accès à ces documents peut-être privé ou public.
Doit être unique dans le répertoire cible : Si cette case est cochée, Aerogest considère qu'il ne peut y avoir qu'un seul de ces documents dans le répertoire pilote ou aéronef. En prenant l'exemple d'une visite médicale pilote : si un pilote renouvelle sa visite médicale et renvoie un nouveau document, l'ancien document sera supprimé définitivement après la vérification d'un administrateur.
Les documents pilotes
Les documents associés à un pilote sont forcément "privés" et peuvent être consultés seulement
par les personnes autorisées à consulter les fiches pilotes et ayant les droits suivants :
- "Peut télécharger les documents de la GED"
- "Droit de voir tous les documents (publics et privés)"
Transfert vers la nouvelle GED
Si vous utilisiez l'ancien système de GED, il se peut que vous soyez à cheval sur les deux fonctionnements.
Ainsi, sur une fiche pilote ou aéronef, vous verrez les 2 types de fonctionnement :
Vous ne pourrez plus utilisez l'ancien système pour ajouter des documents, mais vous pouvez par contre transférer les pièces existantes vers le nouveau système. Pour ça, il vous suffit de cliquer sur la liste déroulante "transférer vers nouvelle GED" et de sélectionner le type de pièce correspondant.
Les documents aéronefs
Fonctionnement similaire aux documents pilotes, à la différence que les documents aéronefs ont la possibilité d'être publics, et donc consultables par les autres membres.
Transfert vers la nouvelle GED
Le système de transfert vers la nouvelle GED fonctionne de la même manière que pour les pilotes.
Les documents clubs
Vous pouvez ajouter des documents clubs en passant par le menu Document > Parcourir : - cliquez sur "ajouter un document" - dans la pop-up, indiquez un type de document qui concerne la catégorie "club".
Consultations par les membres
Les membres peuvent accéder aux documents publics en passant par Mon aéroclub > Documents.
Enregistrement des documents par les membres
Pour autoriser les membres à transmettre certains documents directement via Aerogest, il faut configurer le programme pour lui indiquer quel type document correspond à quel type d'information. Pour cela, vous pouvez modifier le champ "Type de document associé" en passant par le menu Paramétrage > Membres > Licences ou bien par le menu Paramétrage > Membres > qualifications et en sélectionnant une licence ou une qualification.
Ainsi, lorsque les pilotes rempliront une demande de modification, ils pourront ajouter une pièce jointe à la demande.
Les demandes en attente apparaitront sur le tableau de bord administrateur.
A la validation, la classification se fait automatiquement.
Profils et droits liés aux documents
De nouveaux droits ont été ajoutés à la gestion des profils :
Accède au contenu de la GED : nécessaire pour accéder à la GED public et manipuler des documents
Peut télécharger les documents de la GED : -
Peut ajouter des documents à la GED : -
Peut supprimer des documents de la GED : -
Peut modifier des documents de la GED : -
Droit d'accéder aux paramétrage des documents : Permet d'accéder au menu Paramétrage > Document
Droit de voir tous les documents (publics et privés) : Permet de consulter les documents privés
