Profil en lecture seule : facturation & comptabilité

Dans la vie d'un aéroclub, plusieurs personnes ont besoin de consulter la facturation ou la comptabilité sans pour autant devoir y intervenir : un vérificateur aux comptes avant l'assemblée générale, l'expert-comptable du club, un membre du bureau qui souhaite suivre les chiffres, ou un trésorier adjoint en cours de formation. Jusqu'ici, donner l'accès à ces rubriques signifiait aussi donner la possibilité de tout modifier.

Aerogest-Online vous permet désormais de créer des profils en lecture seule sur la facturation et sur la comptabilité : la personne voit tout, mais ne peut rien modifier.

Deux nouveaux droits dans la gestion des profils

Deux nouveaux droits font leur apparition dans l'écran Paramètrage › Profils et droits :

• Facturation : lecture seule
• Comptabilité : lecture seule

Chaque droit se cumule avec le droit d'accès habituel à la rubrique. Concrètement, pour créer un profil « Vérificateur aux comptes », il suffit de cocher l'accès à la facturation et à la comptabilité, puis les deux droits de lecture seule. Vous pouvez bien sûr ne mettre en lecture seule qu'une seule des deux rubriques, selon le besoin.

Ce que voit l'utilisateur en lecture seule

L'utilisateur en lecture seule accède à l'ensemble des données de la rubrique : listes de factures, règlements, comptes clients et fournisseurs, écritures comptables, balance, grand livre, rapprochements bancaires, exports et documents comptables. Rien ne lui est caché.

En revanche, tout ce qui permet de modifier disparaît de son écran :

• Les boutons de création, de modification et de suppression sont masqués.
• Les champs de saisie sont grisés et inactifs : aucune impression trompeuse de pouvoir saisir.
• Les écrans purement dédiés à la saisie (saisie d'écritures, imports, ventilation, etc.) sont retirés du menu.

Quelques cas d'usage

• Le vérificateur aux comptes : il contrôle les écritures et les justificatifs avant l'assemblée générale, en toute autonomie, sans solliciter le trésorier et sans risque de fausse manipulation.
• L'expert-comptable : il consulte directement la comptabilité du club au lieu de demander des exports, et travaille toujours sur des chiffres à jour.
• Les membres du bureau : le président ou le secrétaire suivent la facturation et la situation des comptes sans intervenir dans le travail du trésorier.
• Le trésorier adjoint en formation : il se familiarise avec les écrans et les données réelles du club avant de recevoir, le moment venu, les droits complets.

Comment le mettre en place

1. Rendez-vous dans Paramètrage › Profils et droits.
2. Créez un nouveau profil (par exemple « Vérificateur aux comptes ») ou modifiez un profil existant.
3. Cochez le droit d'accès à la facturation et/ou à la comptabilité, puis le(s) droit(s) de lecture seule correspondant.
4. Affectez ce profil aux membres concernés.

Le cas de l'auditeur externe

Pour un intervenant extérieur au club (vérificateur aux comptes, expert-comptable), nous vous conseillons fortement de créer son compte dans Autres utilisateurs et non dans Pilotes. Ainsi, sa présence n'a strictement aucun impact sur votre gestion : pas de compte pilote créé en comptabilité, pas d'incidence sur les statistiques pilotes, ni sur les cotisations ou les contrôles.

Pour ce type de profil, il est tout à fait possible de ne cocher que ces quatre droits — l'accès à la facturation et à la comptabilité, et leurs deux droits de lecture seule — sans lui donner accès à aucune autre rubrique : cela fonctionnera parfaitement. L'auditeur ne verra alors que les chiffres de comptabilité et facturation du club, et rien d'autre.