Renouvellement des cotisations pilotes

La période de renouvellement des cotisations pilotes commence en général au mois d'octobre.
L'équipe Aerogest vous propose une synthèse des différentes actions à effectuer dans le cadre du renouvellement de ces cotisations ainsi qu'une explication des impacts comptables liés.
Aerogest-Online permet une gestion fine du tarif appliqué pour les différentes cotisations à renouveler.

Quelles actions à mener dans le cadre du renouvellement des cotisations pilotes ?

Concernant le renouvellement des cotisations, il faut comprendre que chaque type de cotisation (Club, FFA) a une date de renouvellement définie dans le menu Gestionnaire => Paramétrage => Membres => Cotisations.
Lorsque le mois indiqué démarre, toute nouvelle cotisation (ab initio ou renouvellement) sur une fiche pilote sera considérée pour l'année n+1 (mais sera valide pour la fin de l'année courante aussi). Par défaut, le mois d'Octobre est paramétré comme date de renouvellement des cotisations.

Avant de démarrer le renouvellement des cotisations, il est nécessaire de bien définir les nouvelles offres de cotisation si elles ont changé depuis l'année dernière que ce soit pour les cotisations club ou FFA dans le menu Gestionnaire => Paramétrage => Membres => Offres de cotisation. Il faut éventuellement modifier les annexes de cotisation si elles ont changé depuis l'année dernière dans le menu Gestionnaire => Paramétrage => Membres => Annexes de cotisation.

Le renouvellement des cotisations est ensuite effectué sur la fiche des pilotes concernés. Le compte pilote est immédiatement débité à l'enregistrement de la cotisation.
Il est toujours possible d'enregistrer une cotisation sans la facturer en cliquant sur le bouton prévu à cet effet en bas à gauche de l'écran d'enregistrement de la cotisation.

Il est important de comprendre le fonctionnement comptable associé à l'enregistrement d'une cotisation dans la période de renouvellement :

• Par défaut, Aerogest-Online propose un fonctionnement simple de renouvellement des cotisations pour les aéroclubs.
  On enregistre ainsi pour les cotisations renouvelées en fin d'année les écritures comptables avec une date d'écriture au début Janvier de l'année n+1. Une astuce qui permet aux aéroclubs de ne pas se préoccuper de problématique de produits constatés d'avance et d'extournes comptables.
• Il est possible de modifier le paramétrage pour activer le mode plus complexe d'"extourne". Les cotisations ainsi renouvelées transiteront par le compte de produits constatés d'avance et seront extournées en début d'année prochaine ; ce mode est plus complexe mais permet de laisser une trace dans l'exercice courant.
  N'hésitez pas à contacter l'équipe Aerogest pour mettre en place ce fonctionnement si vous le souhaitez.