Notes de frais et remboursement essence

Notes de frais et remboursement essence

01/07/2019

Aerogest-Online permet désormais à vos instructeurs et/ou pilotes de saisir des notes de frais (ou un remboursement d'essence le cas échéant). Un gestionnaire de l'aéroclub valide la déclaration en contrôlant les justificatifs fournis. Cette nouvelle fonctionnalité répercute les montants saisis sur les soldes corrigés des pilotes concernés. Elle permet en outre un gain de temps pour le gestionnaire qui n'a plus qu'à valider ou refuser la demande.

Comment ça fonctionne ?

Pour le pilote

Les utilisateurs habilités à déclarer des notes de frais (pilotes ou instructeurs) cliquent dans le menu pilote sur Solde => Notes de frais. L'écran suivant s'affichent alors sur lequel ils saisissent les différentes informations caractérisant leur note de frais. Dans cet exemple, on traite du cas d'un pilote ayant avitaillé un aéronef du club sur un autre terrain.

L'enregistrement de la note de frais impacte le solde corrigé du pilote. Dans cette exemple le solde corrigé sera crédité de 87,32€. Le solde comptable du pilote sera définitivement crédité à la validation de la note de frais par un gestionnaire.


Pour le gestionnaire

Le gestionnaire habilité à valider les notes de frais obtient l'information qu'une nouvelle note de frais est à valider directement sur son tableau de bord.

Il étudie alors la demande du pilote, la compare aux justificatifs papiers laissés par le pilote au secrétariat si applicable et choisit de l'accepter et rembourser le pilote ou de refuser le remboursement.



Comment activer la fonctionnalité ?

Pour habiliter les utilisateurs à saisir une note de frais, fournir au(x) profil(s) associé(s) le droit Facturation => Autorisé à déclarer ses notes de frais. Pour habiliter les gestionnaires à valider les notes de frais, fournir au(x) profil(s) associé(s) le droit Facturation => Autorisé à valider les notes de frais. En amont, il sera nécessaire de spécifier les différents types de notes de frais saisissables (Carburant, frais kilométriques, repas, etc.) ainsi que les comptes associés dans le menu gestionnaire => Paramétrage => Factures/Règlements => Type de notes de frais.

L'équipe Aerogest est disponible pour toute question sur l'activation de cette fonctionnalité pour votre club.

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Bons vols à tous

L'équipe Aerogest